• 知識管理解決方案
  • 1.背景概述

    1.1企業信息化背景

            在經過近年來信息化的建設,各個企業的文件已從最早的紙質,發展到現在的電子檔,但在大多數企業內部的文檔交流方式還主要是通過發送郵件以及U盤拷貝,文檔載體還是保存在當事人的電腦中,這樣的方式雖然有其便捷、靈活性大的好處,但也存在著許多的不足之處。

    1.2企業現狀

            企業電子文檔存放大致有以下的不足之處:

    1、局限性:作為用戶來說,當其急需某一文檔時,卻又不知道誰有這個文檔,此時用郵件或是U盤拷貝的方式就很難獲得;

    2、共享性:以郵件或是U盤拷貝的方式傳遞文檔資料,隻是個人與個人之間的信息交流,並不能做到整個公司的資源共享;

    3、安全性:如果硬盤損壞、文件不小心被刪除掉,這些因素很有可能導致資料丟失;

    4、易用性:郵箱、本地文件並沒有具體的分類功能,各種各樣的資料都是放在一起的,在信息量日益龐大的今天,用戶很難查找到所需要的文檔,造成工作上的不便。

            因此,為了更好地解決企業內部和外部大量文檔需要管理的問題,企業需要采用電子化的手段、網絡化的方式、信息化的管理方法實現企業文檔的協作和管理,並幫助逐步實現企業的知識積累、工作效率提高和企業創新能力的提升。

     

    2.解決方案

    2.1方案目標

            通過一個文檔集中管理、集中控製的工作平台的建立,從根本上解決集企業文檔的共享、傳遞及安全隱患,對於內部信息安全做到防患於未然。

            高效性:高效的操作和經濟性:具有較好的邏輯和物理設計,能在較低配置高效運行的特點;

            可靠性:能夠在長時間內正確的完成各種操作,具有高效的容錯性;

            可維護性與擴展性:具有較低的維護成本,可以根據實時的需求對係統進行相應的擴展來適應不斷發展的業務需求;

            安全性:可以對不同的管理者進行高效安全的權限設定,具有一定抵抗攻擊的能力,對密碼保護有較好的防護;

            實用性:界麵友好,易學易用,具有良好的中文處理信息能力,具備必要的在線幫助說明功能,能適應不同素質的人員,降低係統的管理維護和操作成本;

            成熟性:以實用為原則,采用成熟的經過項目檢驗的主流技術。

    2.2知識管理體係

            知識管理落到實處就是知識沉澱、知識發掘、知識引出、知識固化、知識共享、知識傳播、知識默化以及知識優化等等(具體參見下圖,知識管理閉環價值鏈)。

     

            正如之前的分析,知識沉澱、發掘、引出、固化等過程其實企業通過寫總結、寫體會、開會等傳統方式已經實現,不過傳統方式的諸多弊端並不利於在新環境下企業對知識管理的需求,大量沉澱知識,快速共享知識,有效挖掘知識,廣泛轉移知識的知識管理平台是新的知識管理體係的核心,同時還應圍繞這一核心知識平台組建相應的知識管理團隊/組織,製定知識管理製度(含流程),並最終形成以知識管理為核心的企業文化(學習型組織文化)。

     

     

    2.2.1 企業文化

            企業文化是影響企業知識管理實施的關鍵要素,因此,企業要實施知識管理必須同時進行相應的企業文化創新。

            在知識管理體係下的企業,需要員工不斷地發揮知識的效益,因此文化企業必須倡導一種創新、奉獻精神,一種創造財富的價值觀,鼓勵員工不僅充分施展顯性知識,而且充分展示隱性知識,達到企業人力資本效益的最大化。同時,企業的知識管理中那種不斷創新,從而不斷發揮企業知識資本效益的模式也不斷地改變,提升企業文化。

            建議企業在未來的企業文化中增加以人為本的觀念,需要說明的是:知識經濟不是以知識為本,而是以人為本。尊重知識,尊重人才,不僅在於尊重人,而且要將人當作自由的人,每個人自己會知道自己在幹什麽,會加以自我尊重,這樣人才更能發揮出自己的聰明才智。最適合人性的管理才最有利於激發人類的創造力。這種文化能最大限度激發員工發揮自己的才能,能以自己的才能贏得企業的尊重和認可,實現自己在企業的職業理念。

    2.2.2 知識管理製度

            組織建設隻是解決了“有人管”的問題,而“如何管?如何走向自覺參與?”的問題是要通過製度化建設,進一步地要形成文化。

            知識管理機製就是要明確企業全體員工貢獻、參與、管理的內容、職責、方式以及考核獎懲辦法。

            1、知識內容的推進管理

            知識管理的推進過程旨在通過沉澱、評價、篩選、模板化(經典化)、宣傳、培訓考試等方式方法,來推動企業的知識管理工作。

            根據知識管理推進過程製定知識推進步驟和機製。企業應遵循穩步漸進的原則分階段穩步推進實施。第一階段為知識管理軟環境搭建;主要為構建企業知識樹、安裝軟件、知識管理理念和軟件操作等;第二階段為試用期;主要是知識內容的上傳,熟悉各個模塊的使用方法、功能和知識需求、知識貢獻的內容時間要求;第三階段正式開始使用。

            2、知識管理的績效考評

            知識管理考評納入考核體係。企業按照知識貢獻、參與、管理三方麵來進行考評,通過分模塊考核後匯總來實現。知識管理考評包括貢獻考評辦法及其激勵辦法和管理考評辦法兩個主要方麵。

     

    2.2.3 知識管理組織結構

            知識管理的特點決定了除了要有管理製度和平台係統以外, 還須有管理組織,否則管理工作就沒有人來管, 其結果是知識管理開展不下去。另外,管理組織還要根據企業的實際規模和知識管理推動的階段進度來設計。對於企業AG亚游集团建議建立知識管理組織架構。

            顯然,知識管理的組織將以企業知識管理領導小組為領導,在公司設立專職經理負責知識管理實施與應用推動工作,製定各崗位主要職責及其權限,相應地,各部門和分公司確定1-2名專職或兼職的知識管理關鍵成員人選(建議除企業知識管理經理為專職外其餘人員均為兼職),負責具體的實施工作。

    2.2.4 知識管理平台

            麵對知識管理和信息技術的雙重複雜性,如何構建信息平台成為在企業成功實施知識的重要一步。

            企業知識管理平台應包括一個統一門戶入口和一個統一的企業知識庫,同時應提供知識采集工具、知識管理工具、知識發布工具、知識搜索引擎和知識評估、提煉工具,依靠管理製度和組織的保障,達成知識管理的目的。

     

    2.3知識管理平台建設的三個階段

            因為企業的特質,知識管理的概念在企業雖然並不陌生,但也正因為如此,對知識管理的不同理解和期望使得公司上下對知識管理的要求並不完全一致,因此要實施好知識管理項目,就必須解決這些不一致的問題,如觀念建立的問題,工作習慣衝突等。

            觀念磨合與問題解決是一個比較長期的、逐步的過程,這就決定了AG亚游集团在實施知識管理時,應正確地劃分實施階段,既保證有整體的規劃性,又保證每階段的可操作性和有效性,真正讓企業把知識管理逐步置於企業管理的核心位置,並解決企業的工作問題。

    2.3.1 沉澱和共享傳播階段

            知識管理從沉澱和共享傳播開始,表明了二個概念:一是企業實施知識管理要從實際需求出發,解決實際問題,特別要找到知識管理最迫切的現實內容,對於企業,就是大量的項目資料、經驗、情況、情報、政策、規章、動態等需共享和及時傳達給需要者的信息文檔;二是企業實施知識管理要結合企業的經濟目標,對於企業就是盡快的支持企業信息或知識的快速共享和傳播,進而提高企業協作工作效率和工作反應速度,實現更好的經濟效應。

            較具體地講,第一階段的重點是:

            1、文檔與數據管理平台

            即將公司主要項目的成果、過程資料、業務數據信息和工作標準、流程、製度等沉澱下來,科學地分類、存貯在係統中,實現每個授權的使用者都能方便地、快捷地找到他所需要的信息和知識,這就是知識共享。

            2、信息發布、檢索工具

            即通過新聞發布、訂閱發布、動態發布等措施,將上列信息、資料、知識及時傳播給管理者和決策者。

     

    2.3.2 沉澱和共享傳播階段

            有了第一階段的知識沉澱,就使得決策支持成為可能。但AG亚游集团同時要看到決策工作僅僅依據於已經出現的情況、發生的數據,是不完善的,而大量的依據還在員工、基層管理者的腦中,他們對業務、對事情的了解和看法是非常實際而重要的。所以能否建立一個渠道讓員工、基層管理者與管理者、決策者溝通起來,直接得到“隱性”的經驗知識,這也是決策成敗的關鍵之一。

            經過認真的研究,第二階段的知識管理實施內容就主要是:

            1、形成決策支持的“顯性”知識管理,建立知識、信息、數據的標準化處理、優化處理;

            2、建立協作、溝通的平台係統,提高管理層、決策層的工作正確性和工作效率。

     

    2.3.3 係統整合階段

            第三階段該做什麽呢?AG亚游集团回頭一想,知識管理是管理層決策工作的基礎,同時也是其它工作管理的支持基礎,所以把所有工作建立在知識管理基礎上才是實施知識管理的最後方案。實際上,這就是要求把現有的工作管理係統與知識管理係統整合起來,包括項目管理係統、辦公自動化係統、綜合管理、市場經營管理係統等,最後實現由一個門戶係統進入所有的工作業務和知識管理係統。

    2.4知識分類

    2.4.1 分類原則

            1、按照知識的職能屬性、業務屬性、用途、使用對象等維度進行類別劃分,劃分的依據是符合各部門的業務需求;

            2、劃分的維度不應過多,過多維度會帶來大負擔的管理開銷;

            3、根據企業的組織結構,可先將知識按照部門屬性劃分,再根據不同部門的業務需求進行二級分類。

    2.4.2 知識樹

    2.4.3 知識貢獻/使用表

    2.4.4 知識訪問權限

    2.5知識管理流程

            考慮到企業知識相對獨立,為了保證係統的可用性,建議采用簡單的流程來實現對知識的管理,即“提交——審批——入庫”的單流程管理模式,如下圖:

    2.6知識管理與項目管理結合

    2.6.1 集中管理知識

            項目管理係統不再存儲項目文檔,把項目文檔存儲在知識管理係統中,統一組織知識,以實現知識的集中管理,促進項目生產。知識組織的策略如下:

            1、知識模板是項目管理要求的體現,把知識模板組織放進知識管理係統中,用於規範項目文檔;

            2、事先整理的專業知識將會成為未來項目的強大支持,專業知識也應組織放進知識管理係統中。

     

    2.6.2 豐富知識管理功能

            知識管理中引入功能促進項目文檔協同:

            1、知識采集:提供版本管理功能,支持項目成員對同一文檔協同修改;

            簽出:其他人不能修改;

            簽入:提交修改,其他人可以簽出;

            放棄簽出:放棄修改,其他人可以簽出;

            版本曆史記錄:版本號、修改時間、修改者、修改注釋;

            知識模板是項目管理要求的體現,把知識模板組織放進知識管理係統中,用於規範項目文檔;

            2、知識采集:提供簡單的審批功能,項目文檔審批後方能進入知識庫 ;

            3、知識應用:

            簡單設置知識樹中每個項目節點的項目狀態(進行、暫停、停止),在知識門戶中按照項目狀態為項目成員組織知識視圖。

     

    2.6.3 麵向項目的知識管理係統

            知識管理各環節以項目為主線,不增加操作人員工作量:

     

    2.7方案特點

     

    2.7.1 文檔分類及瀏覽

            知識管理係統需要能夠按照各種規則,比如企業組織架構、文檔類型、文檔受眾等方式,對文檔進行分類。而信息工作者也需要有一個方便易用的界麵,對企業內部所有的文檔進行瀏覽和查看。確保各個方麵之間的信息的及時溝通。當企業內部存在大量文檔信息時,如何讓企業成員快速尋找到自己所需的文檔,是使信息變得更有效的有力手段。知識管理係統需要能夠讓信息工作者通過全文檢索直接對各種文檔(包括Office文檔,和其他常見的PDF、AutoCAD、CorelDraw等各類文檔)進行搜索,快速直接的得到想要的文檔。除了全文檢索之外,信息工作者還需要根據某個關鍵詞,找到對應的文檔。

    2.7.2 文檔存儲

            知識管理係統能為所有企業成員提供一個集中的文檔存儲中心,保存企業所有用戶的文檔。集中的文檔存儲能夠避免由於個人計算機故障而導致的文檔丟失,也有利於企業所有文檔的統一管理,做到所有文檔的統一分類、統一授權、統一備份。不改變用戶的操作習慣的前提下,幫助使用者迅速搭建安全的知識管理平台。

    2.7.3 文檔模板

            使員工可以高效、標準地創建專業文檔,提高文檔製作效率;而且,文檔模板必須時刻保持更新的狀態,即如果企業發布了某個文檔模板的最新版本,那麽在創建新文檔時,需要自動使用最新版本的文檔模板,以保持文檔的準確性。

    2.7.4 文檔權限

            係統有嚴密的權限控製機製,角色劃分明確,不同角色擁有不同的權限;文檔分密級進行授權管理。

    2.7.5 文檔操作日誌

            當員工對文檔進行任何操作時,包括閱讀、下載、修訂、審批、簽入/簽出、刪除等所有操作,都需要由知識管理係統將操作記錄下來。相應的管理員能夠查看到任何一篇文檔完整的曆史日誌記錄。

    2.7.6 分級授權

            能適應集團性企業的組織架構,並實現管理員的分級授權機製。

    2.7.7 跨區域訪問

            實現跨區域網絡環境數據統一知識管理係統。

    2.7.8 係統集成

            知識管理係統能與企業原有信息管理係統集成。

            需要其他係統提供接口,本係統執行調用;或者本係統提供接口,其他係統執行調用;接口采用XML文件格式規範即可。

    2.8軟件結構

     

    類型

    內容

    前後端分離

    知識管理係統的文檔數據庫服務與應用服務應分離,文檔數據庫服務器要能統一管理,便於對數據的備份和恢複。

    可維護性

    軟件係統選用先進的模塊化、組件化結構,易於實施和配置,支持SOA的體係構架。

    係統接口

    提供係統接口,可實現跨技術平台的應用集成。

    大型應用

    係統結構應支持大型企業集團多業態多項目管理需求,能夠保證數據庫存儲容量及係統響應性能要求。

     

     

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